Cara Memilih Vendor ERP Custom di Indonesia: 7 Hal yang Perlu Diperiksa

Setelah memutuskan membangun sistem sendiri, langkah berikutnya sering lebih menegangkan: memilih vendor ERP custom. Pilihan yang keliru tidak hanya membuang biaya, tetapi juga membuat tim Anda kehilangan kepercayaan pada gagasan sistem itu sendiri.

Artikel ini merangkum tujuh hal yang perlu diperiksa, pertanyaan yang layak diajukan di pertemuan pertama, dan tanda-tanda yang perlu diwaspadai. Kalau Anda ingin memahami dulu kenapa proyek sering gagal, baca kenapa proyek sistem custom gagal.

Memilih vendor ERP custom bukan soal harga termurah

Harga hanya berarti bila lingkupnya sama, dan lingkup jarang benar-benar sama antara satu penawaran dengan penawaran lain. Penawaran termurah sering murah karena melewati tahap pemetaan atau pendampingan, dua tahap yang justru paling menentukan apakah sistemnya dipakai. Karena itu harga sengaja kami taruh di urutan terakhir.

Tujuh hal yang perlu diperiksa saat memilih vendor ERP custom

Kepemilikan kode dan data

Tanyakan secara tertulis: setelah lunas, siapa pemilik kode sumber dan basis datanya? Jawaban yang benar adalah Anda. Tanpa itu, Anda bergantung pada satu vendor selamanya. Ketentuan hak cipta perangkat lunak di Indonesia bisa dibaca di situs Direktorat Jenderal Kekayaan Intelektual; kesepakatan kontraklah yang menentukan siapa memegang haknya.

Portofolio dengan proses sejenis

Bukan sekadar pernah membuat ERP, tetapi pernah menangani proses yang mirip dengan Anda: multi gudang, batch produksi, harga bertingkat, atau alur persetujuan berjenjang. Lihat portofolio dan tanyakan bagian mana yang paling sulit dari tiap proyek.

Cara mereka memetakan proses Anda

Vendor yang baik bertanya lebih banyak daripada berjanji. Mereka ingin bertemu admin gudang dan kasir, bukan hanya direktur, karena tahu sistem yang dibangun dari SOP saja akan ditolak di lapangan.

Lingkup tertulis, termasuk yang tidak termasuk

Minta dokumen lingkup sebelum kontrak. Dokumen yang hanya menyebut apa yang dikerjakan belum cukup; yang menyebut apa yang tidak termasuk jauh lebih melindungi kedua pihak.

Pembangunan bertahap yang bisa dicoba

Tanyakan kapan modul pertama bisa dicoba tim Anda dengan data nyata. Kalau jawabannya "setelah semuanya selesai", risiko Anda terlalu besar. Pola per modul ini kami jelaskan di layanan ERP custom.

Dukungan setelah tayang

Siapa yang dihubungi bila ada masalah minggu ketiga setelah serah terima, dan berapa lama jawabannya? Pendampingan per peran sampai operasi berjalan normal seharusnya bagian dari lingkup, bukan tambahan.

Harga, dibaca bersama enam hal di atas

Setelah keenam hal di atas jelas, barulah harga bisa dibandingkan secara adil. Bandingkan lingkup yang sama, bukan angka akhirnya saja.

Pertanyaan yang layak diajukan saat pertemuan pertama

Saat memilih vendor ERP custom, ajukan pertanyaan-pertanyaan ini di pertemuan pertama. Siapa yang akan turun memetakan proses kami, dan siapa yang akan kami temui? Bagaimana perubahan lingkup di tengah jalan ditangani dan ditulis? Bolehkah kami bicara dengan klien Anda yang prosesnya mirip? Apa yang terjadi bila kami ingin melanjutkan sistem ini dengan tim lain suatu hari nanti? Vendor yang layak tidak keberatan dengan pertanyaan-pertanyaan ini; jawaban kami sendiri ada di pertanyaan umum.

Tanda-tanda yang perlu diwaspadai

Beberapa hal patut diwaspadai saat memilih vendor ERP custom. Janji jadi dalam dua minggu untuk sistem yang menyangkut banyak bagian. Demo yang selalu memakai data contoh dan tidak pernah data Anda. Kode yang tetap milik vendor setelah lunas. Dan yang paling sering terlewat: vendor yang tidak mau bertemu orang lapangan. Semuanya bukan berarti vendornya buruk, tetapi berarti ada tahap yang akan dilewati, dan tahap itu biasanya yang paling menentukan.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah vendor lokal lebih baik daripada vendor luar?

Yang menentukan adalah kemampuan turun ke lapangan dan memahami proses Anda, bukan lokasinya. Vendor yang bisa datang ke gudang Anda punya keunggulan nyata pada tahap pemetaan.

Perlukah membandingkan lebih dari tiga vendor?

Dua sampai tiga penawaran dengan lingkup yang disamakan biasanya cukup. Lebih dari itu, waktu Anda lebih baik dipakai untuk memperjelas proses sendiri.

Bagaimana kalau kami sudah punya vendor dan ingin pindah?

Periksa dulu kepemilikan kode dan dokumentasinya. Bila keduanya milik Anda, perpindahan bisa dilakukan tanpa membangun ulang dari nol.

Kesimpulan

Memilih vendor ERP custom adalah memilih cara kerja, bukan sekadar harga. Periksa kepemilikan, portofolio sejenis, cara memetakan proses, lingkup tertulis, pembangunan bertahap, dan dukungan setelah tayang; barulah bandingkan harganya. Kalau ingin menguji kami dengan pertanyaan-pertanyaan di atas, hubungi SYSTEC; diskusi awal tanpa biaya dan tidak mengikat.