Migrasi Data ke Sistem Baru Tanpa Menghentikan Operasi

Sistem baru tidak berguna bila datanya tidak ikut pindah, dan pindah tanpa rencana adalah cara paling cepat membuat tim kehilangan kepercayaan. Migrasi data ke sistem baru perlu urutan yang jelas supaya operasi harian tidak berhenti sehari pun.

Artikel ini membahas urutan yang aman, masalah data yang paling sering muncul, dan cara memastikan angka di sistem baru cocok dengan yang lama sebelum sistem lama dilepas.

Kenapa migrasi sering jadi bagian yang paling menyakitkan

Data lama biasanya menyimpan kompromi bertahun-tahun: kode ganda, kolom bebas yang diisi macam-macam, dan saldo awal yang tidak ada buktinya. Sistem baru menolak kompromi itu, dan di situlah rasa sakitnya muncul. Masalahnya bukan di sistem barunya, melainkan di data yang selama ini ditoleransi.

Untuk latar belakang umum, ringkasan tentang basis data di Wikipedia cukup membantu sebelum masuk ke praktiknya.

Urutan migrasi data ke sistem baru yang aman

Mulai dari master data: barang, pelanggan, pemasok, dan akun. Rapikan duplikatnya sebelum apa pun dipindahkan. Baru setelah itu riwayat transaksi dipindahkan, dan saldo akhir sistem lama dicocokkan dengan saldo awal sistem baru per akun dan per barang.

Berjalan berdampingan

Selama beberapa minggu, kedua sistem dipakai bersamaan untuk modul yang sama. Selisih yang muncul dibahas hari itu juga. Sistem lama baru dilepas setelah angkanya cocok berturut-turut.

Titik potong yang disepakati

Tanggal potong ditetapkan bersama, biasanya awal bulan setelah tutup buku, supaya tidak ada transaksi yang tercatat di dua tempat.

Masalah data yang paling sering muncul

Satu barang dengan tiga kode, pelanggan yang sama dengan ejaan berbeda, dan riwayat tanpa tanggal yang jelas. Semuanya harus diputuskan oleh orang yang paham bisnisnya, bukan oleh programmer. Cerita lengkap soal sebab kegagalan ada di kenapa proyek sistem custom gagal.

Bagian dari pekerjaan, bukan tambahan

Migrasi sebaiknya ada di lingkup sejak awal, dengan orang yang bertanggung jawab di kedua pihak. Kami menaruhnya sebagai tahap tersendiri di layanan ERP custom, dan pola berdampingannya sama dengan yang dibahas di artikel tentang spreadsheet.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah semua riwayat harus dipindahkan?

Tidak selalu. Riwayat beberapa tahun terakhir biasanya cukup; sisanya diarsipkan dan tetap bisa dibuka bila perlu.

Siapa yang memutuskan kode mana yang benar untuk barang ganda?

Orang yang paham barangnya di perusahaan Anda. Sistem hanya menandai duplikat yang perlu diputuskan.

Berapa lama berjalan berdampingan?

Sampai saldo cocok beberapa periode berturut-turut. Bergantung pada volume transaksi, biasanya beberapa minggu.

Kesimpulan

Migrasi data ke sistem baru aman bila master data dirapikan dulu dan saldo dicocokkan sebelum sistem lama dilepas. Kalau data Anda penuh kompromi yang belum dibereskan, mari bicarakan urutannya.