Alur Persetujuan Otomatis: Menggantikan Approval Lewat Chat

Pengeluaran disetujui lewat balasan singkat di grup chat, dan bukti persetujuannya tenggelam beberapa jam kemudian. Saat auditor bertanya, semua orang mencari tangkapan layar. Alur persetujuan otomatis mengganti kebiasaan itu dengan jenjang yang jelas dan jejak yang tersimpan.

Artikel ini membahas bagaimana jenjang persetujuan ditentukan, apa yang terjadi saat penyetuju tidak ada, dan bagaimana pengecualian tetap tercatat.

Masalah approval lewat chat

Chat cepat, tetapi tidak dirancang untuk keputusan. Tidak ada yang tahu siapa yang seharusnya menyetujui permintaan tertentu, tidak ada tenggat, dan tidak ada cara menarik daftar semua persetujuan bulan lalu. Persetujuan yang tidak bisa ditelusuri sama saja dengan tidak ada.

Untuk latar belakang umum, ringkasan tentang audit di Wikipedia cukup membantu sebelum masuk ke praktiknya.

Cara kerja alur persetujuan otomatis

Sistem menentukan jenjang dari aturan yang disepakati: nilai permintaan, jenis pengeluaran, dan bagian yang mengajukan. Permintaan kecil selesai di kepala bagian; permintaan besar naik sampai direksi. Contohnya ada di sistem pengadaan dengan persetujuan bertingkat.

Tenggat dan pengingat

Setiap jenjang punya batas waktu. Yang lewat tenggat diingatkan, dan bila tetap tidak dijawab, naik ke pengganti yang sudah ditetapkan.

Pengecualian tetap tercatat

Persetujuan darurat lewat telepon tetap dicatat di sistem setelahnya, dengan tanda bahwa ia dilakukan di luar alur. Auditor melihat keduanya.

Mulai dari satu jenis permintaan

Jangan memindahkan semua persetujuan sekaligus. Mulai dari yang paling sering bermasalah, biasanya permintaan pembelian, lalu perluas ke cuti, pengeluaran kas kecil, dan diskon penjualan. Ini bagian dari layanan otomatisasi alur kerja dan persetujuan.

Hubungannya dengan jejak audit

Alur persetujuan hanya separuh cerita; separuhnya lagi adalah jejak perubahan setelah disetujui. Keduanya kami bahas di jejak audit dalam sistem internal.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah alur persetujuan otomatis bisa menyetujui dari ponsel?

Bisa. Penyetuju menerima pemberitahuan dan menyetujui dari ponsel, dengan jejak yang sama seperti dari komputer.

Bagaimana kalau penyetuju sedang cuti?

Pengganti ditetapkan per jenjang dan per periode, sehingga alur tidak berhenti.

Apakah aturan jenjang bisa diubah sendiri?

Bisa, oleh admin yang berwenang, dan perubahan aturannya sendiri ikut tercatat.

Kesimpulan

Alur persetujuan otomatis mengganti tangkapan layar dengan jejak yang siap audit. Kalau persetujuan di perusahaan Anda masih hidup di grup chat, mari bicarakan alurnya.