Tanda Sistem Lama Perlu Diganti, dan Kapan Cukup Diperbaiki

Sistem yang dibangun bertahun-tahun lalu tidak otomatis buruk. Banyak yang masih layak, hanya perlu diperbaiki. Tetapi ada tanda-tanda jelas bahwa sistem lama perlu diganti, dan mengabaikannya lebih mahal daripada menggantinya.

Artikel ini membahas lima tanda itu, tiga keadaan yang cukup diperbaiki, dan cara berpindah tanpa mengulang kesalahan yang membuat sistem lama ditinggalkan.

Lima tanda sistem lama perlu diganti

Tidak ada yang berani mengubah kodenya karena tidak ada yang paham. Spreadsheet tambahan tumbuh di sekelilingnya untuk menutup yang tidak bisa ia lakukan. Vendor pembuatnya sudah tidak ada. Sistem hanya bisa dibuka dari satu komputer di kantor. Dan perubahan kecil butuh waktu berminggu-minggu.

Untuk latar belakang umum, ringkasan tentang ERP di Wikipedia cukup membantu sebelum masuk ke praktiknya.

Tiga keadaan yang cukup diperbaiki

Bila kode masih milik Anda dan terdokumentasi, masalahnya hanya di satu modul, dan datanya masih rapi, perbaikan biasanya lebih masuk akal daripada mengganti. Yang menentukan hampir selalu pertanyaan pertama: siapa yang memegang kodenya? Ini dibahas di kepemilikan kode sumber sistem custom.

Memperbaiki sambil menyiapkan pengganti

Modul yang paling bermasalah bisa dibangun baru dan dihubungkan ke sistem lama, lalu modul lain menyusul. Sistem lama dilepas bagian demi bagian, bukan sekaligus.

Berpindah tanpa mengulang kesalahan lama

Sistem lama biasanya ditinggalkan karena alasan yang sama: dibangun dari SOP bukan lapangan, tidak ada pendampingan, dan kode tidak diserahkan. Pengganti yang dibangun dengan cara yang sama akan bernasib sama. Urutan yang mencegahnya ada di kenapa proyek sistem custom gagal, dan migrasi datanya di migrasi data ke sistem baru.

Mulai dari penilaian, bukan dari penawaran

Sebelum meminta penawaran, minta penilaian jujur: apa yang masih layak, apa yang harus diganti, dan apa yang bisa dipakai ulang. Kami melakukannya sebagai bagian dari tahap pemetaan di layanan ERP custom, dan kadang hasilnya adalah sistem lama Anda cukup diperbaiki.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah data dari sistem lama bisa dipindahkan?

Hampir selalu bisa, selama basis datanya masih bisa diakses. Bentuk datanya menentukan seberapa banyak yang perlu dirapikan.

Bagaimana kalau vendor lama tidak mau menyerahkan kode?

Periksa kontraknya. Bila kode memang milik vendor, penggantian dimulai dari data, bukan dari kode.

Berapa lama sistem lama dan baru berjalan berdampingan?

Per modul, sampai angkanya cocok. Modul yang sudah stabil dilepas lebih dulu.

Kesimpulan

Sistem lama perlu diganti bila tidak ada yang berani menyentuhnya dan spreadsheet tumbuh di sekelilingnya; cukup diperbaiki bila kodenya milik Anda dan datanya rapi. Kalau ragu yang mana, minta penilaian jujur dari kami, tanpa biaya.